1、编写体系文件的基本要求。体系文件的编写应具有系统性、法规性、协调性、见证性、惟一性与适用性。

2、体系文件编写的方式。体系文件的编写可以采用如下方式：

(1)自上而下依次展开方式；

(2)自下而上的编写方式；

(3)从程序文件开始，向两边扩展的编写方式。  

2、HSE管理手册编写。HSE管理手册是对组织健康、安全与环境管理体系的全面描述，它是全部体系文件的“索引”，对HSE管理体系的建立与运行有特殊意义。管理手册在深度和广度上可以不同，取决于组织的性质、规模、技术要求及人员素质，以适应组织的实际需要。对于中、小型组织，可以把管理手册和程序文件合成一套文件，但大多数组织为了便于管理仍把管理手册、程序文件分开。  

3、HSE程序文件编写。程序文件的编写要符合要求。程序文件内容：列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确输入、转换和输出的内容；明确各项活动的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项因素由谁干、什么时间干、什么场合(地点)干、干什么、怎么干、如何控制，及所要达到的要求；需形成记录和报告的内容；出现例外情况的处理措施等，必要时辅以流程图。  

5．HSE管理作业文件编写。

首先应对现行文件进行收集和分析。组织现行的各种组织制度、规定办法等文件，很多具有管理作业相同的功能，但也都有其不足之处，应该以HSE管理体系有效运行为前提，以管理作业文件的要求为尺度，对这些文件再进行一次清理和分析，摘其有用，删除无关，按管理作业文件内容及格式要求进行改写。

其次应编制作业文件明细表。根据HSE管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制订作业文件明细表，明确部门的职责，对照己有的各种文件，确定需新编、修改和完善的管理作业文件，制订计划在程序文件编制时或编制后逐步完成。由于各组织的规模、机构设置和生产实际不尽相同，则运行控制程序的多少、内容也不相同，即使程序相同，但由于其详略程度不同，其作业文件的多少也不尽相同。  　

6．两书一表的编写。一般来说，所有从事化工石油工程建设的施工企业基层组织，都应编制两书一表。两书是指《HSE作业指导书》和《HSE作业计划书》，一表是指《HSE现场检查表》。  

7．HSE记录编写。记录是管理体系文件的一部分，HSE管理的全过程需要大量的记录作支持。记录不仅是预防和纠正措施的依据，也为审核和评审提供依据。HSE记录的设计应与编制程序文件和(或)作业文件同步进行，以使HSE记录与程序文件和作业文件协调一致、接口清晰。  　　

8．体系文件的受控标识与版面要求。

(1)体系文件的受控标识

1)体系文件分为受控文件和非受控文件，应分别加盖“受控文件”和“非受控文件”印章，“受控文件”应制订程序对其进行控制。  　　

2)HSE管理体系管理手册用于对外宣传和交流时，可加盖“非受控文件”印章，不作跟踪管理，组织内部使用时，必须加盖“受控文件”印章，列入受控范围。  　　

3)程序文件和管理作业文件，必须加盖“受控文件”印章，列入受控范围，不准向外组织提供或以各种方式变相交流。  　　

4)因情况变化，需增领文件时，应到文件管理部门按手续领取，严禁自行复印。  　　

5)持有者应妥善保管，不得涂改、损坏、丢失。

(2)体系文件版面要求

组织HSE管理体系管理手册、程序文件的编制建议采用标准形式，基本要求应符合有关标准规定，但文件编码、页码等其他要求应满足程序文件特有的规定。管理作业文件不采用标准形式编制。体系文件和记录(专用票据除外)版面推荐均采用A4纸，如图表较大可折叠装订。监理单位及其监理项目均应建立完善的HSE管理体系，并进行体系的试运行及审核评审。